Quản lý hàng tồn kho theo Serial Number trong SAP B1

SAP B1 là giải pháp phần mềm lớn trong phân khúc thị trường phần mềm kế toán cho SME (SME theo định nghĩa của người Mỹ). Để tiếp theo bài nghiệp vụ quản lý hàng tồn kho theo Serial Number (SN), tôi xin ví dụ một case trong nghiệp vụ này thông qua phần mềm SAP B1.

1. Khai báo hàng hóa theo dõi theo SN (ví dụ: điện thoại Nokia E71)

2. Nhập kho 1000 cái NE71

3. Khi nhấn nút Add để lưu chứng từ, chương trình sẽ hiển thị màn hình cho phép người dùng nhập SN của 1000 cái NE71.

4. Ngoài ra, người dùng cũng có thể tự động tạo SN cho 1000 NE71 đó.

Quản lý hàng tồn kho theo Serial Number

Hiện nay, có một số khách hàng thường có yêu cầu quản lý hàng tồn kho có đặc thù liên quan đến số seri. Làm sao để biết được đề bài khách hàng đưa ra có liên quan đến số seri? Trong thực tế, số seri tồn tại như thế nào? Thực trạng các phần mềm đã quản lý như thế nào? Các phần mềm phải quản lý hàng tồn kho theo số seri như thế nào?
Bài viết này sẽ giúp mọi người có cái nhìn tổng quan nhất về số seri cũng như nghiệp vụ quản lý hàng tồn kho liên quan đến số seri.

Serial Number là gì?
Số seri (Serial Number) là một dãy ký tự có cấu trúc duy nhất gán cho sản phẩm nhằm mục đích để phân biệt từng cá thể sản phẩm hàng hóa. Serial Number là tên gọi chung cho các dãy số có cùng mục đích như thế (ví dụ: số IMEI trong điện thoại; số VIN trong xe hơi, xe gắn máy …). Cấu trúc của Serial Number cung cấp thông tin về hãng sản xuất, model … của sản phẩm đó.

Nhận diện Serial Number trong thực tế
Trong thực tế, không phải tất cả các loại sản phẩm hàng hóa đang tồn tại đều được quản lý theo Serial Number. Và cũng tùy từng loại sản phẩm hàng hóa mà Serial Number tồn tại ở những tên gọi khác nhau.
Trong thiết bị di động thì Serial Number tồn tại dưới tên IMEI (International Mobile Equipment Identity). Trong công nghiệp xe hơi, Serial Number tồn tại dưới tên VIN (Vehicle Indentification Number – Số khung). Các thiết bị điện tử khác thì nó tồn tại dưới tên Serial Number …
Trong bài viết này gọi chung là Serial Number

Nghiệp vụ quản lý hàng hóa theo Serial Number
Đối với các loại sản phẩm hàng hóa như Điện thoại di động, ô tô, các thiết bị điện tử … thì việc quản lý chi tiết đến từng cá thể hàng hóa là rất quan trọng. Nó cho người bán hàng, khách hàng biết được sản phẩm này là của nhà sản xuất nào, model nào …
Để quản lý được chi tiết đến từng cá thể hàng hóa, các nghiệp vụ nhập, xuất hàng hóa đều phải chỉ rõ Serial Number của từng cá thể hàng hóa đó. Lúc này, không đơn thuần là số lượng của mã hàng hóa nữa mà phải chi tiết tới từng cá thể. Ví dụ, bạn nhập mua 1000 điện thoại Nokia E71, với nghiệp vụ quản lý hàng hóa theo Serial Number, bạn không thể ghi nhận đơn giản 1000 điện thoại Nokia E71 mà phải ghi nhận chi tiết 1000 số IMEI của 1000 cá thể điện thoại Nokia E71 đã nhập vào. Hay xuất bán ra cũng vậy, bạn phải ghi nhận chi tiết là đã bán cá thể hàng hóa nào. Lúc đó việc theo dõi hàng tồn không không đơn giản chỉ là số lượng và giá trị của hàng hóa mà phải là chi tiết cá thể hàng hóa nào còn tồn, cá thể hàng hóa nào đã hết.
Serial Number rất quan trọng trong nghiệp vụ quản lý bảo hành, bảo trì sản phẩm. Bạn đã bán hàng cho khách hàng, khi sản phẩm có vấn đề (hư hỏng), khách hàng mang sản phẩm tới đển bảo hành, bạn phải biết chắc rằng sản phẩm này có phải do cửa hàng bạn đã bán ra hay không? Không thể căn cứ vào hình dạng bề ngoài (vì cả nghìn sản phẩm có cùng model thì đều có hình dạng giống nhau). Lúc đó bạn phải căn cứ vào Serial Number.
…
Như vậy, việc quản lý hàng hóa theo Serial Number phải đảm bảo được các nghiệp vụ nhập, xuất theo Serial Number; phải cho phép truy vấn thông tin hàng hóa theo Serial Number …

Thực trạng phần mềm với việc quản lý theo Serial Number
Phần lớn các phần mềm hiện nay, thiết kế quản lý hàng hóa theo mã hàng, việc quản lý nhập xuất tồn hàng hóa đều căn cứ theo Mã hàng. Qua việc phân tích ở trên thì Serial Number là từng cá thể hàng hóa (tức là cấp dưới của mã hàng).
Vậy tại sao lại không thiết kế nhập xuất hàng hóa theo Serial Number ? tức là lúc nhập kho 1000 điện thoại Nokia E71, thay vì nhập 1 dòng mã NokiaE71 với số lượng 1000 thì phải nhập 1000 dòng với 1000 số IMEI khác nhau. Việc thiết kế thì không khó nhưng việc đưa vào vận hành lại là cả vấn đề lớn.

• Thứ nhất, rất vả cho người nhập liệu (nhiều, dễ nhầm …)
• Thứ hai, ảnh hưởng tới tốc độ xử lý của ứng dụng. Do phải quản lý một lượng dữ liệu rất lớn (thay vì 1 record thì phải là 1000records nhập vào)
• ….

Trên thực tế hiện nay, không có nhiều phần mềm có thể làm được việc này hoặc có thì cũng chỉ là làm cho có lệ thôi.

Chỉnh sửa phần mềm.
Vậy chắc chắn, khi tiếp nhận yêu cầu của khách hàng liên quan đến vấn đề quản lý hàng hóa theo Serial Number thì phải chỉnh sửa phần mềm. Cũng tùy chiều sâu yêu cầu nghiệp vụ mà mức độ chỉnh sửa sao cho phù hợp.
Các chức năng phải chỉnh sửa là:

• Danh mục hàng hóa phải cho phép khai báo mã hàng đó có theo dõi theo Serial Number không?
• Các nghiệp vụ nhập xuất phải cho phép nhập Serial Number của các cá thể nhập vào, xuất ra.
• Thường thì nhập hàng vào là nhập 1 dải các cá thể có số Serial Number tuần tự vì thế mạnh hơn thì phần mềm phải cho phép người dùng khai báo quy cách đánh số Serial, rồi tự động sinh ra dãy số Serial các các thể nhập vào hay xuất ra (với điều kiện người dùng nhập vào số bắt đầu và kết thúc của dãy số).
• Phải cung cấp các bảng kê, báo cáo tổng hợp, chi tiết nhập, xuất, tồn kho theo Serial Number.
• Phải cho phép truy vấn thông tin hàng hóa theo Serial Number, các thể này có được nhập vào kho. Có phải do công ty bán ra hay không …. Phục vụ cho việc bảo hành sản phẩm
• Các nghiệp vụ liên quan đến bảo hành (nếu có yêu cầu)
• …